Devi sottoscrivere un documento per una pratica o hai ricevuto un file firmato? Parti dalle istruzioni del destinatario: individua la firma richiesta, prepara il file e controlla il risultato prima di inviarlo.
Questa guida offre informazioni generali. Per atti soggetti a forme particolari o contestazioni, verifica il tuo caso con l’ente o con un professionista.
Punti essenziali
- Prima di firmare
- Controlla tipo di firma, formato e canale richiesti
- Firma remota
- Modalità di utilizzo, distinta dal livello giuridico
- PDF e P7M
- Il formato da solo non dimostra che la firma sia qualificata
- Verifica
- Leggi il rapporto: un esito non conclusivo richiede approfondimento
Sezione 1
Le tipologie di firma
Tipo giuridico, modalità remota o locale e formato del file sono distinzioni diverse.
| Tipo | Significato |
|---|---|
| Firma elettronica, spesso chiamata semplice | Dati elettronici usati per sottoscrivere; le garanzie dipendono dal processo. |
| Firma elettronica avanzata — FEA | Identifica il firmatario, lo collega al documento e permette di rilevare modifiche successive, rispettando specifici requisiti, incluso il controllo esclusivo dei dati di firma. |
| Firma elettronica qualificata — FEQ | Una FEA basata su certificato qualificato e creata mediante un dispositivo qualificato. |
| Firma digitale | La particolare firma qualificata definita dal CAD italiano, basata su chiavi crittografiche. |
Le ultime due righe descrivono una categoria e un suo tipo, non due livelli successivi. Una firma disegnata o incollata nel PDF non diventa per questo firma digitale.
- AgID: firme e sigilli elettronici (PDF, 2019)
- Commissione europea: What is eSignature (in inglese)
- Codice dell’amministrazione digitale: testo vigente
- eIDAS: regolamento UE 910/2014, testo consolidato
La FEQ ha nell’UE l’effetto giuridico della firma autografa. Le altre firme non sono prive di valore soltanto perché elettroniche; contano i requisiti applicabili e il contesto.
Sezione 2
Quale firma serve per la tua pratica
Leggi il modulo, il bando o le istruzioni del portale. Annota tipo di firma, formato, firmatario richiesto e canale d’invio.
Prima di acquistare, chiedi all’ufficio se la procedura preveda già una modalità di sottoscrizione. Una firma tecnicamente corretta non dimostra da sola che la domanda sia completa o che chi firma abbia i poteri richiesti.
Sezione 3
Come ottenerla: dispositivo o firma remota
Parti dai riferimenti AgID sui prestatori di servizi fiduciari. Nel Trusted List Browser europeo controlla il servizio qualificato pertinente, non soltanto il nome dell’azienda. La presenza nell’elenco non verifica la firma di un documento.
- Commissione europea: eSignature FAQ (in inglese)
- AgID: ottenere la firma elettronica
- Trusted List Browser europeo
| Modalità | Cosa considerare |
|---|---|
| Smart card o token | Dispositivo, eventuale lettore, PIN e compatibilità con computer o telefono. |
| Firma remota | Autorizzazione tramite credenziali e secondo fattore previsto dal servizio, senza custodire la chiave su un proprio token. |
La firma remota qualificata è una modalità di firma digitale/FEQ; “remota” non indica un livello giuridico inferiore.
- AgID: ottenere la firma elettronica
- InfoCamere: soluzioni di firma digitale della Camera di Commercio
- eIDAS: regolamento UE 910/2014, testo consolidato
Controlla documenti accettati per l’identificazione, attivazione, durata, rinnovo, numero di firme, costo totale e assistenza. SPID può essere ammesso per il riconoscimento da alcuni fornitori. Condizioni e tempi non sono uguali per tutti.
Sezione 4
Formati PAdES, CAdES e XAdES
Scegli il formato richiesto dal destinatario.
| Formato | Come si presenta normalmente | Uso |
|---|---|---|
| PAdES | File .pdf | Firma all’interno del PDF. |
| CAdES | File .p7m | Contenitore che può racchiudere diversi tipi di documento. |
| XAdES | Struttura XML | Usato in procedure che richiedono questo formato. |
Esempio: un documento PDF può essere firmato come documento.pdf oppure come documento.pdf.p7m. L’estensione da sola non certifica il livello della firma.
- Camera di Commercio di Bergamo: formati CAdES, PAdES e XAdES (PDF)
- Camera di Commercio di Bergamo: software per la firma digitale
La rappresentazione grafica nel PDF è facoltativa rispetto alla firma elettronica effettiva: controlla i dati di firma con un verificatore.
Sezione 5
Come firmare un documento
Questa è una sequenza pratica da adattare al manuale del servizio.
Prepara il documento
Completa il documento e rileggilo.
Apri l’applicazione ufficiale
Seleziona il file corretto.
Scegli le opzioni
Scegli certificato di sottoscrizione e formato richiesti.
Autorizza la firma
Controlla l’anteprima e autorizza l’operazione con PIN o secondo fattore.
Salva il risultato
Salva il file prodotto in una posizione riconoscibile.
Verifica prima dell’invio
Verifica la firma e invia proprio quel file, conservandone una copia.
Sezione 6
Come verificare una firma
Puoi verificare un documento anche senza acquistare una firma digitale. Parti dai software indicati da AgID e usa uno strumento compatibile con il formato ricevuto. Aprire un documento ed estrarne il contenuto non basta a verificarlo.
Leggi il rapporto e controlla
- Identità del firmatario atteso.
- Integrità dei dati sottoscritti.
- Certificato e relativo stato.
- Livello della firma, se la pratica richiede una FEQ.
- Riferimenti temporali ed eventuali avvisi.
- Digital Signature Service: documentazione tecnica (in inglese)
- eIDAS: regolamento UE 910/2014, testo consolidato
I verificatori possono offrire funzioni online oppure desktop e un rapporto scaricabile; consulta condizioni e privacy del servizio scelto.
Sezione 7
Aprire P7M e aggiungere altre firme
Usa la funzione di apertura o estrazione del programma compatibile. Il documento estratto serve alla lettura: conserva anche il .p7m originale. Cambiare l’estensione in .pdf non esegue l’estrazione.
Per più firmatari, usa la funzione dedicata alla firma aggiuntiva, mantenendo il contenuto concordato. Controlla tutte le firme nel file finale. Alcuni PDF mantengono revisioni successive: è necessario capire quale versione è coperta da ogni firma.
Sezione 8
CIE, SPID, CNS e PEC
Identificazione, sottoscrizione e trasmissione hanno funzioni distinte.
CIE: CieSign consente una firma elettronica avanzata. Occorrono la carta, il PIN e un dispositivo compatibile: smartphone NFC oppure computer con lettore contactless e software previsto. CieSign non va presentato come una FEQ.
SPID: il normale accesso identifica l’utente. Per sottoscrivere un documento con SPID serve una procedura apposita conforme alle regole AgID. L’accesso a un portale non firma automaticamente ogni allegato.
- AgID: firmare documenti con SPID, notizia del 26 marzo 2020
- AgID: linee guida per sottoscrivere documenti con SPID (PDF)
- Codice dell’amministrazione digitale: testo vigente
CNS: il certificato di autenticazione e quello di sottoscrizione hanno funzioni diverse, anche quando si trovano sullo stesso dispositivo.
PEC: trasmette messaggi con le relative ricevute; l’allegato deve essere firmato separatamente quando la pratica lo richiede.
Sezione 9
Scadenza e marca temporale
Controlla scadenza e stato del certificato prima di una nuova firma: non deve risultare scaduto, revocato o sospeso. Rinnova secondo le condizioni del fornitore. Un certificato oggi scaduto non rende automaticamente inutilizzabili tutte le firme precedenti.
Per valutarle nel tempo conta poterle collocare quando il certificato era valido, mediante un riferimento temporale opponibile ai terzi.
Per documenti importanti, chiedi al fornitore come gestire le prove temporali e la verifica futura.
Sezione 10
Conservazione e riservatezza
Conserva file firmato, eventuali marche separate e rapporti di verifica in cartelle riconoscibili, con una copia di sicurezza. Una stampa non permette la stessa verifica crittografica dell’originale.
Il backup aiuta a recuperare i file; la conservazione documentale comporta regole e procedure ulteriori. Durata e obblighi dipendono dal documento e dall’attività, non esiste un termine unico per tutti.
Per documenti riservati valuta un verificatore locale affidabile e controlla cosa trasmette. Un’applicazione desktop può comunque collegarsi a servizi per lo stato dei certificati. Leggi la documentazione prima di usare un servizio che richiede il caricamento del documento.
Sezione 11
Problemi frequenti
Parti dal messaggio di errore e dalle istruzioni del servizio.
| Problema | Primo controllo |
|---|---|
| Il portale rifiuta il file | Formato, dimensione e istruzioni specifiche della pratica. |
| Non vedo una firma sul PDF | Apri il pannello firme o usa il verificatore. |
| Il verificatore non conclude | Leggi l’avviso, aggiorna lo strumento e chiedi assistenza. |
| PIN dimenticato o dispositivo bloccato | Usa il recupero previsto dal fornitore; evita tentativi casuali ripetuti. |
| Token smarrito o credenziali compromesse | Contatta subito il fornitore per sospensione o revoca. |
Sezione 12
Uso dall’estero
Le firme elettroniche qualificate hanno riconoscimento nell’Unione europea. Questo non elimina le formalità del documento o i requisiti del destinatario. Fuori dall’UE verifica le regole del Paese e della procedura.
Prima dell’attivazione controlla identificazione da remoto, documenti accettati, secondo fattore e disponibilità del servizio nel tuo Paese. In caso di difficoltà tecnica nell’invio, contatta l’ente prima della scadenza della pratica.
Sezione 13
Domande frequenti
Dieci risposte su tipologie, formati, verifica e conservazione, con le fonti pertinenti.
Una firma incollata nel PDF è una firma digitale?
L’immagine da sola non la rende digitale o qualificata. Conta il processo di sottoscrizione.
- AgID: firme e sigilli elettronici (PDF, 2019)
- Codice dell’amministrazione digitale: testo vigente
- eIDAS: regolamento UE 910/2014, testo consolidato
La firma remota qualificata vale meno di un token?
No. Il luogo in cui è custodita la chiave non determina un livello giuridico inferiore.
- AgID: ottenere la firma elettronica
- InfoCamere: soluzioni di firma digitale della Camera di Commercio
È obbligatorio produrre un P7M?
Dipende dalla procedura: può essere richiesto CAdES oppure accettato un PDF PAdES.
Posso verificare senza una mia firma digitale?
Sì, utilizzando un software di verifica compatibile.
Come apro un file P7M?
Con un programma compatibile che verifichi ed estragga il contenuto. Conserva l’originale.
La firma con CieSign è qualificata?
Il Ministero descrive CieSign come firma elettronica avanzata, non FEQ.
Accedere con SPID firma i miei allegati?
L’accesso da solo non basta: serve la procedura di sottoscrizione prevista dal servizio.
- AgID: firmare documenti con SPID, notizia del 26 marzo 2020
- AgID: linee guida per sottoscrivere documenti con SPID (PDF)
Posso inviare un documento firmato via PEC?
Se il canale è ammesso dal destinatario. La PEC non applica automaticamente la tua firma all’allegato.
Il certificato scaduto invalida tutti i vecchi documenti?
Non automaticamente: vanno valutate la firma e le prove temporali disponibili.
- DPCM 22 febbraio 2013: regole tecniche (PDF)
- Codice dell’amministrazione digitale: testo vigente
- eIDAS: regolamento UE 910/2014, testo consolidato
Basta conservare una stampa?
Mantieni anche l’originale elettronico e gli elementi necessari alla verifica e alla conservazione.